sypres - il modo più semplice per gestire i dipendenti
Per poter utilizzare la web-app sypres è necessario effettuare il login.
Per farlo bisogna inserire la propria e-mail, che inizialmente è l'unico dato inseribile,
e dopo averla confermata, bisogna inserire la propria password o un codice OTP che arriverà sulla mail
(dipende da quello che è stato definito per ogni utente).
A seconda di quelli che sono i privilegi assegnati (amministratore, gestione del personale o dipendente),
l'utente avrà una dashboard con le funzioni per cui ha i permessi e un menù specifico per i suoi privilegi.
Se l'utente è la prima volta che utilizza il sistema, ovvero le sue credenziali sono state appena create,
e l'autenticazione viene fatta tramite password,
dopo l'inserimento della mail verrà chiesto di inserire una nuova password e di confermarla.
Ora, se vuoi vedere quali sono le funzioni dell'amministratore vai sulle voci relative a "Funzioni di Amministrazione",
per quelle relative alla persona che gestisce il personale vai su "Funzioni di Gestione del Personale",
infine se sei un dipendente e vuoi vedere quali funzioni ti mette a disposizione sypres, vai a "Funzioni per il dipendente".
La gestione dipendenti parte dalla lista dei dipendenti inseriti nel sistema e consente di:
modificare i dati dei dipendenti (cliccando sul tasto "Modifica")
creare un utente per il dipendente, con il tasto "Crea dipendente" per dare l'accesso al sistema a quel dipendente.
Il nome utente corrisponderà alla mail aziendale, se cè, altrimenti a quella personale. In mancanza di entrambe non potrà essere creato un utente.
Dopo la creazione di un utente per un dipendente, questi verrà automaticamente avvisato via mail.
Ad ogni dipendente è possibile associare un orario di lavoro standard in modo tale che, anche in mancanza di timbrature, vengano calcolate le ore di lavoro.
L'orario può essere part-time o full- time.
Il flusso per la gestione delle ferie prevede la richiesta da parte di un dipendente e la necessaria approvazione (o meno) da parte di chi gestisce il personale.
A fronte di una richiesta di ferie, chi gestisce il personale riceverà una mail ed in questa pagina vedrà la lista delle richieste ancora pendenti
(ovvero nè approvate nè rifiutate).
Da questa lista potrà procedere all'approvazione o meno della richiesta e questa decisione verrà comunicata, automaticamente, via mail al dipendente.
L'amministratore può modificare i privilegi di ogni utente.
Ricordiamo che i livelli di privilegio sono tre:
Amministratore
Gestione del personale
Dipendente
Un'altra cosa che l'amministratore può modificare è il metodo d'accesso di ogni utente che può essere
mediante password o mediante codice OTP.
Il metodo di autenticazione che riteniamo pipù sicuro è quello con il codice OTP ed in questo caso,
dopo l'inserimento della propria mail,
l'utente riceverà un codice univoco, con scadenza breve, che dovrà inserire nella schermata di login.
La web-app sypres può utilizzare diversi canali di comunicazione,
infatti oltre alla mail, che viene usata di default, potranno essere attivati:
Telegram
Whatsapp
SMS (previo acquisto di pacchetti SMS)
Il dipendente, dopo aver effettuato il login, può fare la richiesta di ferie o di permesso in modo molto semplice:
deve andare sulla voce di menù Dipendenti->richiesta ferie/permessi
deve indicare cosa sta chiedendo, se ferie o permesso o altro, in base a quanto stabilito dall'amministratore dell'azienda
in base al tipo di richiesta dovrà specificare la data e l'ora inizio e fine, se si tratta di una tipologia di permesso,
oppure dovrà indicare la data inizio e fine, se si tratta di una tipologia di ferie
se si tratta di un permesso come la missione, dovrà essere indicato il luogo di destinazione
Fatta la richiesta arriverà una comunicazione via mail al/ai responsabile/i della gestione del personale che dovrà autorizzarla o negarla
e la risposta alla richiesta sarà visibile nell'area riservata del dipendente e verrà comunque segnalata via mail.
La web-app sypres può funzionare come sistema di messaggistica ed avvisi dell'azienda grazie a questa funzionalità,
e grazie all'utilizzo di diversi canali
si possono creare gruppi di condivisione per avvisi di ogni tipo.
HELP
Questo manuale vuole dare le indicazioni per utilizzare al meglio Sypres,
il sistema più semplice per la gestione dei dipendenti.
Il software è nato per snellire le operazioni legate alla gestione del dipendente come
l'assegnazione degli orari di lavoro,
la gestione delle ferie/permessi
e la gestione degli avvisi in azienda.
Il software è sviluppato come una web-app ed è quindi utilizzabile attraverso un browser come Chrome o Firefox.
